Obchodní podmínky
Platné od 1. 7. 2026
1. Provozovatel a úvodní ustanovení
Službu klientbox provozuje ANAX HOLDING, s.r.o., IČO 10876197, se sídlem Příkop 843/4, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně (dále „provozovatel"). Kontakt: [email protected], +420 601 088 485. Tyto podmínky upravují užívání služby klientbox (dále „služba") podnikatelem (dále „uživatel" nebo „provozovna"). Služba je určena podnikatelům; uzavřením smlouvy uživatel potvrzuje, že ji uzavírá v rámci své podnikatelské činnosti. Nedílnou součástí těchto podmínek jsou: Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), Pravidla užívání (AUP), Seznam zpracovatelů a Ceník. V případě rozporu platí pořadí: DPA (osobní údaje) > tyto podmínky > AUP > Ceník.
2. Popis služby
Služba klientbox je software (SaaS) pro správu klientů provozoven: digitální kartotéka, online rezervace, automatické připomínky, reaktivační a marketingová sdělení (SMS, e-mail, WhatsApp), evidence návštěv a přehledy. Provozovatel poskytuje software jako technický nástroj; obsah, který uživatel do služby vkládá, a komunikaci, kterou prostřednictvím služby vede vůči svým klientům, určuje a odpovídá za ně uživatel. Některé funkce mohou být ohlášeny jako připravované (např. elektronická evidence tržeb / eKasa, EET 2.0). Takové funkce nejsou součástí služby, dokud nejsou výslovně zpřístupněny, a provozovna nese odpovědnost za vlastní plnění zákonných povinností v oblasti elektronické evidence tržeb i v období před jejich integrací.
3. Uzavření smlouvy a účet
Smlouva vzniká vytvořením účtu a odsouhlasením těchto podmínek. Uživatel uvádí pravdivé údaje a odpovídá za zabezpečení přístupových údajů a za činnost na svém účtu, včetně účtů svých členů týmu.
4. Tarify, platby a obnovení
• Služba nabízí bezplatný tarif (trvale, v rozsahu uvedeném v ceníku) a placené tarify podle ceníku. Konkrétní limity (SMS, e-maily, uživatelé, služby) jsou uvedeny v ceníku a porovnávací tabulce. • Platby předplatného zpracovává poskytovatel platebních služeb se sídlem v EU (Stripe Payments Europe Limited). Provozovatel neukládá údaje o platebních kartách. • Placené předplatné se automaticky obnovuje za stejných podmínek, dokud jej uživatel nezruší. Cena je splatná předem za zvolené období. • Daňový doklad je uživateli k dispozici po každé úspěšné platbě. • Změnu ceny placených tarifů oznámí provozovatel nejméně 30 dní před účinností (zpravidla před dalším obnovením). Uživatel může smlouvu před účinností změny ceny vypovědět k datu, ke kterému by jinak došlo k obnovení. • Provozovatel je aktuálně neplátcem DPH; ceny uvedené v ceníku jsou konečné a nezahrnují DPH. Stane-li se provozovatel plátcem DPH (zejména po dosažení zákonného obratu pro povinnou registraci), budou ceny nadále uváděny a účtovány včetně DPH v zákonné sazbě; tuto změnu provozovatel oznámí předem obdobně jako změnu ceny. Na daňové doklady vystavené před registrací to nemá vliv.
5. Zrušení a vrácení plateb; vývozní okno; ROI záruka
• Uživatel může předplatné kdykoli zrušit ve správě předplatného (sekce Nastavení → Tarif). Předplatné zůstane aktivní do konce zaplaceného období; poměrné vrácení za nevyužitou část se neposkytuje, nestanoví-li zákon jinak. • Po ukončení (zrušením nebo neuhrazením) může uživatel po dobu 30 dnů stáhnout z aplikace kompletní data o svých klientech (kartotéka a historie návštěv) ve formátu CSV, a to bez ohledu na tarif. Po uplynutí 30 dnů jsou data zpracovatelem trvale smazána z provozní databáze, s výjimkou údajů nutných pro splnění právních povinností (zejména účetní doklady) a anonymizovaných agregátů; podrobnosti upravuje DPA, čl. 8. • Při ukončení ze strany provozovatele z důvodu porušení podmínek (zejména hrubého porušení AUP) nárok na vrácení uhrazeného předplatného nevzniká. ROI záruka (60denní). Pro placené tarify Základ a Profesionál platí garance návratnosti: pokud výnosy z reaktivačních kampaní spuštěných ve službě nedosáhnou alespoň výše uhrazeného předplatného, vrátí provozovatel uživateli toto předplatné. Výnosem z reaktivace se rozumí tržby z návštěv klientů oslovených reaktivační kampaní, evidované ve službě. Garance se vztahuje na první uhrazené placené období a lze ji uplatnit pouze jednou na jednu provozovnu (účet). Výchozím obdobím pro posouzení je 60 dní od aktivace placeného tarifu; u oborů s delším intervalem návštěv (například dentální hygiena nebo estetická medicína) se posuzuje za jeden reaktivační cyklus odpovídající danému oboru, nejdéle však za období, za které bylo předplatné uhrazeno. • Podmínkou nároku je, že uživatel umožnil službě fungovat tak, jak je určena: nahrál reálnou a aktuální databázi klientů (alespoň 150 klientů s platným kontaktem); dokončil úvodní nastavení podle doporučení provozovatele (aktivní reaktivační pravidla, schválené šablony, propojený rezervační či kontaktní kanál); v posuzovaném období skutečně odeslal reaktivační kampaně na spící klienty (alespoň jednu kampaň zahrnující převážnou část spících klientů v databázi), měl k tomu dostatečný kredit a souhlasy příjemců dle AUP; výsledky vyhodnocoval ve službě, takže přínos kampaní je doložitelný daty ze služby; a nárok uplatnil písemně na [email protected] do 30 dnů po skončení posuzovaného období a poskytl provozovateli součinnost k ověření. • Provozovatel odpovídá za svou část, tedy za řádné poskytnutí a nastavení nástroje, technickou funkčnost reaktivace a doručování zpráv prostřednictvím zapojených poskytovatelů a za podporu při zprovoznění. Neodpovídá však za obchodní výsledek uživatele, který závisí i na faktorech mimo kontrolu provozovatele (velikost a kvalita databáze, obor, ceny a nabídka uživatele, sezónnost a chování klientů). Garance proto představuje výhradně podmíněné vrácení předplatného dle tohoto článku, nikoli záruku zisku ani konkrétního počtu vrácených klientů. Provozovatel může nárok odmítnout, jsou-li podkladové údaje nepravdivé nebo je-li výsledek ovlivněn jednáním uživatele (například fiktivními rezervacemi či úpravou dat). • Maximální plnění z garance se rovná předplatnému skutečně uhrazenému za posuzované období; nevztahuje se na náklady na služby třetích stran a infrastrukturu (zejména cenu odeslaných SMS, poplatky za hosting, platební a doručovací služby) ani na tarify Zdarma a Provoz+. Schválené vrácení proběhne do 30 dnů na původní platební metodu. Vrácením předplatného placené období končí a účet přechází na tarif Zdarma; pro export dat platí lhůta dle tohoto článku. Vypořádáním garance nárok z ní zaniká.
6. Platby mezi provozovnou a jejím klientem
Pokud provozovna využije přijímání plateb za rezervace: • platba probíhá přes Stripe Connect (destination charges); prodávajícím služby svému klientovi je provozovna, která za poskytnutou službu i za související povinnosti vůči svému klientovi odpovídá; • provozovatel z těchto plateb nestrhává žádnou provizi a nedrží prostředky nad rámec jejich zpracování platební službou; • vyřízení reklamací a vrácení plateb klientům je věcí provozovny; • provozovna udržuje dostatečný zůstatek pro vrácení plateb a zpětné platby (chargeback) a zmocňuje provozovatele k započtení a stržení chargebacků, vratek a záporných zůstatků, které jí lze přičíst; provozovna odškodní provozovatele za nároky a náklady spojené s platbami jejích klientů.
7. Práva a povinnosti uživatele; pravidla užívání (AUP)
Uživatel užívá službu v souladu s právem, má platný právní titul pro zpracování údajů svých klientů, nezasahuje do technického fungování služby a neprovádí scraping. Detailní pravidla užívání jsou v dokumentu Pravidla užívání (AUP), který je nedílnou součástí těchto podmínek. AUP vymezuje zakázané obory (mj. zbraně, prostituci, hazard mimo licenci, kryptoinvestiční sliby), požadavky na souhlas s obchodními sděleními, pravidla pro doručitelnost a sender ID a technické zneužití. Uživatel prohlašuje, že není osobou uvedenou na sankčních seznamech a že službu nevyužije k legalizaci výnosů z trestné činnosti ani k jiné nezákonné činnosti. Porušení AUP nebo těchto podmínek může vést k upozornění, pozastavení konkrétní funkce, pozastavení účtu nebo okamžitému ukončení smlouvy bez nároku na vrácení uhrazené ceny za probíhající období.
8. Dostupnost služby (SLA) a provoz
Provozovatel poskytuje službu s odbornou péčí a usiluje o dostupnost vlastní aplikace klientbox na úrovni 99,5 % měsíčně pro placené tarify (Základ, Profesionál, Provoz+), mimo plánovanou údržbu, kterou předem oznámí (zpravidla mimo špičku, s alespoň 48hodinovým předstihem u plánovaných výluk). Pro tarif Zdarma platí provoz „as-is" bez garantované úrovně dostupnosti. Provoz služby závisí na službách třetích stran (zejména poskytovatel hostingu, platební služba, brány pro SMS, e-mail a WhatsApp — kompletní seznam je na stránce Zpracovatelé). Provozovatel nemůže zaručit jejich provoz a neodpovídá za výpadky způsobené těmito poskytovateli, výpadky internetu, vyšší mocí ani jednáním uživatele; u takových služeb platí podmínky a úroveň dostupnosti (SLA) jejich poskytovatelů. Tyto výpadky se nezapočítávají do dostupnosti dle předchozího odstavce. Při prokazatelném nedodržení cílové dostupnosti zaviněném provozovatelem v daném měsíci může uživatel požádat o přiměřené prodloužení předplatného odpovídající době nedostupnosti (1 den za každých započatých 0,1 % pod cílem, maximálně 14 dnů za měsíc); jde o jediný nárok uživatele z titulu nedostupnosti a ustanovení o omezení odpovědnosti tím nejsou dotčena. Žádost se podává do 30 dnů od konce dotčeného měsíce na [email protected]. Provozovatel může službu rozvíjet a měnit. Účet může pozastavit či omezit při porušení podmínek nebo při ohrožení provozu či bezpečnosti; pozastavení oznámí s uvedením důvodu a, není-li ohrožena bezpečnost, poskytne přiměřenou lhůtu k nápravě. Po dobu pozastavení umožní uživateli export jeho dat.
9. Funkce ve fázi beta a pilotního provozu
Funkce výslovně označené jako „beta", „early access" nebo „pilot" jsou poskytovány „as-is": bez garance dostupnosti, bez SLA a s možností být kdykoli ukončeny nebo podstatně změněny. Pro tyto funkce neplatí závazky čl. 8 ani závazky z čl. 12 týkající se reklamací; vyloučení odpovědnosti se na ně uplatní v nejširším zákonem připuštěném rozsahu. Cílem beta funkcí je rychlá zpětná vazba — uživatel poskytnutím podnětů uděluje provozovateli nevýhradní licenci k jejich použití pro vývoj služby (zpětná vazba neobsahuje osobní údaje klientů uživatele).
10. Komunikace s klienty (SMS, e-mail, WhatsApp)
Služba odesílá zprávy jménem a na pokyn uživatele. Uživatel prohlašuje a zaručuje, že: • má pro každého příjemce platný právní titul podle § 7 zákona č. 480/2004 Sb. (zákon o některých službách informační společnosti) a podle čl. 13 směrnice 2002/58/ES (ePrivacy) — typicky předchozí prokazatelný souhlas (opt-in) nebo zákonná výjimka pro stávajícího zákazníka při obdobném zboží/službě s předchozí možností odmítnutí; • v případě slovenských příjemců dále splňuje § 62 zákona č. 351/2011 Z. z. o elektronických komunikáciách; • vede dohledatelné záznamy o souhlasech a odhláškách po dobu nejméně 3 let od posledního odeslání (kdo souhlas dal, kdy, jakým způsobem, v jakém rozsahu); • každé obchodní sdělení obsahuje identifikaci odesílatele a funkční bezplatnou možnost odhlášení; služba respektuje nastavené odhlášky (opt-out) technickou cestou nezávisle na další činnosti uživatele. Detailní pravidla pro SMS, e-mail a WhatsApp jsou v AUP, čl. 3 a 4. Funkce WhatsApp odesílá zprávy z účtu (čísla) provozovny; provozovna je povinna dodržovat podmínky používání a zásady služby WhatsApp Business. Pokud provozovna tyto podmínky poruší nebo pokud příjemci její zprávy označí jako spam, může poskytovatel služby WhatsApp (Meta) účet provozovny omezit nebo pozastavit. Za taková omezení či pozastavení účtu WhatsApp provozovny provozovatel neodpovídá a neposkytuje na tuto funkci záruku dostupnosti. Uživatel v plném rozsahu odškodní provozovatele za pokuty a sankce dozorových úřadů (zejména ÚOOÚ, ČTÚ; na Slovensku ÚOOÚ SR, RÚ) a za nároky příjemců plynoucí z toho, že obchodní sdělení nebyla rozeslána v souladu s tímto článkem a AUP.
11. Ochrana osobních údajů a oznámení o porušení zabezpečení
Ve vztahu k údajům klientů uživatele je uživatel správcem a provozovatel zpracovatelem; podmínky upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), která je nedílnou součástí těchto podmínek. Pro vlastní provozní účely (účet, fakturace, zabezpečení) je provozovatel samostatným správcem; viz Zásady ochrany osobních údajů. Provozovatel oznámí uživateli porušení zabezpečení osobních údajů, jichž je uživatel správcem, bez zbytečného odkladu a nejpozději do 48 hodin od zjištění, aby uživatel mohl splnit svou ohlašovací povinnost vůči dozorovému úřadu ve lhůtě 72 hodin podle čl. 33 GDPR. Detaily upravuje DPA, čl. 9.
12. Umělá inteligence (AI) a strojové zpracování
Provozovatel může do služby zařazovat funkce postavené na umělé inteligenci (AI) — zejména návrhy textu obchodních sdělení, kategorizaci klientů, sumarizaci poznámek. Pro takové funkce platí: • Závazek (headline): data uživatele a jeho klientů NEJSOU používána pro trénování modelů AI poskytovatele ani provozovatele, ani pro zlepšování modelů. Při použití externích modelů (OpenAI, Anthropic apod.) je zpracování konfigurováno tak, že data nesmí být uchovávána pro trénink ani delší dobu, než je nutné pro generování odpovědi. Tento závazek je smluvní povahy a jeho porušení Provozovatelem se posuzuje stejně jako porušení DPA. • Použití AI je transparentní a označené v rozhraní (typicky „navrženo AI"); uživatel rozhodne, zda navržený výstup použije, upraví nebo zahodí. • Konkrétní poskytovatel AI je uveden v seznamu zpracovatelů; změna se řídí čl. 4 DPA (oznámení 30 dní předem, právo námitky). • Výstupy AI mohou být nesprávné nebo nevhodné; provozovatel neodpovídá za škodu způsobenou tím, že uživatel odeslal nepřezkoumaný AI výstup koncovému klientovi. • Pro účely Aktu EU o umělé inteligenci (Nařízení 2024/1689) jsou tyto funkce klasifikovány jako systémy s minimálním rizikem; pokud služba později nabídne funkce zařaditelné do vyšší rizikové kategorie, podmínky budou doplněny a uživatel bude informován s předstihem dle čl. 14.
13. Duševní vlastnictví a marketingové odkazy
Software, jeho rozhraní a značka klientbox náleží provozovateli. Uživatel získává nevýhradní, nepřevoditelné právo službu užívat po dobu trvání smlouvy. Data, která uživatel do služby vloží, zůstávají jeho; uživatel poskytuje provozovateli omezenou licenci k jejich hostování a zpracování v rozsahu nezbytném pro poskytování služby. Za zálohu vlastních dat odpovídá uživatel. Provozovatel může s předchozím výslovným souhlasem provozovny uvést její název a logo v referencích (na webu, v prezentacích, na sociálních sítích) a v anonymizovaných případových studiích. Provozovna může souhlas kdykoli odvolat (e-mailem na [email protected]) s účinností do 30 dnů. Provozovna může uvést, že službu klientbox používá; logo a značku klientbox použije pouze v souladu s veřejně dostupnými brand guidelines, na vyžádání zaslanými na [email protected].
14. Omezení odpovědnosti a odškodnění
• Provozovatel poskytuje službu s odbornou péčí, nezaručuje však její nepřetržitý a bezchybný provoz ani vhodnost pro konkrétní účel uživatele. Práva z vadného plnění se uplatní pouze v rozsahu, v němž to připouští zákon. Provozovatel neodpovídá za nepřímé či následné škody, ušlý zisk, ztrátu obchodních příležitostí ani za škodu vzniklou ztrátou nebo poškozením dat, pokud byly důsledkem opomenutí uživatele zálohovat si exportovaná data. • Celková souhrnná odpovědnost provozovatele za jakékoliv škody a nároky vzniklé z těchto podmínek a souvisejících dokumentů je omezena do výše součtu částek skutečně uhrazených uživatelem za službu za 12 měsíců předcházejících vzniku první škody (u nově uzavřené smlouvy s kratší dobou trvání: skutečně uhrazené částky od počátku smlouvy). • Omezení a vyloučení odpovědnosti se neuplatní v rozsahu, v němž to zákon nepřipouští, zejména u škody způsobené úmyslně nebo z hrubé nedbalosti (§ 2898 občanského zákoníku) a u újmy na přirozených právech člověka (zejména na životě a zdraví); v takovém případě odpovídá provozovatel v rozsahu stanoveném zákonem. • Uživatel v plném rozsahu odškodní provozovatele za nároky třetích osob a za pokuty a sankce dozorových úřadů (zejména podle GDPR, zákona č. 480/2004 Sb., zákona o elektronických komunikacích a obdobných slovenských předpisů) plynoucí z porušení těchto podmínek nebo AUP uživatelem, z obsahu vloženého uživatelem nebo z jeho komunikace vůči klientům. • Provozovatel odškodní uživatele za prokazatelný nárok třetí osoby tvrdící, že vlastní užívání samotné aplikace klientbox porušuje její duševní vlastnictví, pokud uživatel provozovatele bez zbytečného odkladu o nároku informuje, umožní mu vést obranu a poskytne mu přiměřenou součinnost. Toto odškodnění se neuplatní na obsah vložený uživatelem, na kombinaci s jinými systémy, na pozměněnou verzi nebo na užívání v rozporu s podmínkami.
15. Trvání a ukončení; nakládání s daty
Smlouva trvá po dobu užívání služby. Mechanismy ukončení a vývozní okno upravuje čl. 5. Po ukončení provozovatel data uživatele vymaže do 30 dnů, s výjimkou údajů nutných pro splnění právní povinnosti (zejména účetní doklady). Zákonné žádosti o přístup k údajům či jejich přenositelnost vyřídíme bezplatně na vyžádání bez ohledu na zvolený tarif. Detaily upravuje DPA, čl. 8.
16. Změny podmínek
Podstatné změny oznámí provozovatel nejméně 30 dní předem e-mailem a v aplikaci. U změn nutných z důvodu právní povinnosti, bezpečnostní opravy nebo zjevně ve prospěch uživatele může být lhůta kratší. Pokračováním v užívání po účinnosti změn uživatel se změnami souhlasí; jinak může smlouvu před účinností změn vypovědět.
17. Rozhodné právo, spotřebitelé a řešení sporů
Smlouva se řídí právem České republiky; k řešení sporů jsou příslušné soudy České republiky. Pro provozovny se sídlem na Slovensku jsou alternativně příslušné soudy Slovenské republiky. Vystupuje-li uživatel výjimečně jako spotřebitel, náleží mu zákonná spotřebitelská práva: před uzavřením smlouvy mu poskytneme informace dle § 1811 a § 1820 občanského zákoníku a má právo odstoupit od smlouvy do 14 dnů (§ 1829). U digitální služby, jejíž poskytování bylo na jeho výslovnou žádost zahájeno před uplynutím této lhůty, právo na odstoupení zaniká (§ 1837). K mimosoudnímu řešení spotřebitelských sporů je příslušná Česká obchodní inspekce (coi.cz); spotřebitel může využít též platformu ODR na ec.europa.eu/consumers/odr.
18. Závěrečná ustanovení
Provozovatel může práva a povinnosti postoupit v rámci převodu provozu služby; uživatel jen s předchozím souhlasem. V případě vyšší moci (události mimo přiměřenou kontrolu strany — zejména válečné konflikty, pandemie, rozsáhlé výpadky elektrické sítě nebo internetu, kybernetické útoky na infrastrukturu třetích stran) se dotčené povinnosti po dobu jejího trvání staví; vyšší moc nezbavuje povinnosti zaplatit již vyfakturované předplatné. Ustanovení o duševním vlastnictví, omezení odpovědnosti, odškodnění a ochraně osobních údajů zůstávají v platnosti i po ukončení smlouvy. V případě rozporu má přednost DPA (ve věcech osobních údajů), poté tyto podmínky, poté AUP, poté Ceník. Neuplatnění práva není jeho vzdáním se. Neplatnost jednoho ustanovení nemá vliv na ostatní. Oznámení se doručují e-mailem a považují se za doručená odesláním na poslední uvedenou e-mailovou adresu. Rozhodné je české znění podmínek.